Hinweise zum Datenschutz bei Bewerbungen

Datenschutzhinweise der ARD - Werbung SALES & SERVICES GmbH und der AS&S Radio GmbH für Mitarbeiter ¹ und Bewerber ¹

Gültig ab 25.05.2018

Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten.

Der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten ist für uns von besonderer Wichtigkeit und stellt eine Selbstverständlichkeit dar. Sofern wir personenbezogene  Daten  von  Ihnen  erhalten, nutzen  bzw.  verarbeiten  wir  diese unter Beachtung der geltenden nationalen und europäischen Datenschutzvorschriften. Personenbezogene Daten im Sinne dieser Information sind sämtliche Informationen, die einen Bezug zu Ihrer Person aufweisen können.

Mit den nachfolgenden Datenschutzhinweisen geben wir Ihnen einen Überblick über  die  Verarbeitung  Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und  Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und auf welche Weise genutzt werden, ergibt sich maßgeblich aus der Verwaltung Ihres Arbeitsverhältnisses bzw. der Verwaltung Ihres Bewerbungsprozesses.

Hinweis: Die vorliegenden Datenschutzhinweise gelten entsprechend für Praktika - , Ausbildungs - und sonstige Anstellungsverhältnisse.

1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter ¹

Verantwortliche Stelle ist:

ARD-Werbung SALES & SERVICES GmbH
Bertramstraße 8 / D-Bau
60320 Frankfurt am Main

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

ARD-Werbung SALES & SERVICES GmbH
Der Datenschutzbeauftragte; Herr Michael Heffler
Bertramstraße 8 / D-Bau
60320 Frankfurt am Main
E-Mail:michael.heffler@ard-werbung.de

2. Welche Quelle personenbezogener Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir bei Anbahnung oder im Rahmen des Arbeitsverhältnisses mit Ihnen erhalten. Des Weiteren verarbeiten wir
–sollte dies für die Durchführung Ihres Arbeitsverhältnisses erforderlich sein–
personenbezogene Daten, die uns zulässigerweise von Dritten (z.B. Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Träger der Altersversorgungen etc.) oder von anderen Unternehmen innerhalb des Konzerns der Unternehmensgruppe berechtigt übermittelt werden.

3. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet ?

Wir verarbeiten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens respektive bei einem Einstellungsverfahren folgende Kategorien von jeweils erforderlichen personenbezogenen Daten:
Personalstammdaten,  An- und Abwesenheitsdaten,  Entgeltdaten,  Bankdaten,  Steuer- und  Sozialversicherungsdaten,  Leistungsbeurteilungen,  Kompetenzen,  Ver-
tragsdaten,  Daten  zu  Schwerbehinderung, Gleichstellung, Gesundheitsdaten, Qualifikationen,  beruflicher  Werdegang,  Verhaltensdaten,  Reisedaten,  KFZ- Kennzeichen,  Altersversorgungsdaten,  Logdaten sowie  andere  mit  den  genannten Kategorien vergleichbare Daten.

4. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage ?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen. Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

a. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO)

Die  Rechtmäßigkeit  für  die  Verarbeitung  personenbezogener  Daten  ist bei Einwilligung zur Verarbeitung für festgelegte Zwecke gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

b. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Wir verarbeiten Daten, um unseren vertraglichen Pflichten als Arbeitgeber nachzukommen  oder  auch  zur  Durchführung  vorvertraglicher  Maßnahmen, die aufgrund des Bewerbungsprozesses erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich in erster Linie aus dem Arbeitsverhältnis.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt insbesondere:

  • zur Erfüllung bestehender Verpflichtungen aus Gesetzen, Verordnungen, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und einzelvertraglichen Regelungen,
  • zur Durchführung von Bewerbungsverfahren,
  • zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie -pfändung,
  • zur Erfassung von An- und Abwesenheitszeiten,
  • zur Personalverwaltung (bspw. Dienstwagenabwicklung, Versicherungen etc.),
  • zum Personalberichtswesen,
  • zur Reisekostenabrechnung,
  • zur Personalplanung und zum Personalcontrolling,
  • zur Personalentwicklung,
  • zur Speicherung von Wiedervorlagedaten (bspw. Ablauf der Probezeit, Befristung etc.),
  • im Rahmen etwaiger (Protokollierungs -) Funktionen des entsprechenden EDV - Systems,
  • zu Coaching- und Trainingszwecken sowie zur Prozessoptimierung und Arbeitssteuerung.

c. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs.1 c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)‘

Die ARD-Werbung SALES & SERVICES GmbH / AS&S Radio GmbH unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen (gesetzliche Anforderungen wie z.B.  arbeitsrechtliche-,  steuerliche- und  sozialversicherungsrechtliche  Aufbewahrungsvorschriften  sowie  handels- und  steuerrechtliche Aufbewahrungsvorschriften nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem  die  Erfüllung  steuerrechtlicher  und sozialversicherungsrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.

d. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Beispiele:

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
  • Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
  • Für dienstliche Protokollierungs- und Kommunikationszwecke, Prävention und Aufklärung von Straftaten.

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens sind die Stellen zugriffsberechtigt, die diese zur Erfüllung  unserer  vertraglichen  und  gesetzlichen  Pflichten  benötigen.  Die Die ARD-Werbung SALES & SERVICES GmbH/ AS&S Radio GmbH lässt außerdem einzelne der vorgenannten Prozesse und Serviceleistungen durch sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonform beauftragte Dienstleister ausführen, die ihren Sitz innerhalb der EU haben. Dies sind u.a. Unternehmen in den Kategorien Personaldienstleistungen, IT-Dienstleistungen,  arbeitsmedizinische Dienstleistungen, dienstliche Kommunikation.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an weitere Empfänger dürfen wir Informationen über Sie nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern,  Sie  eingewilligt  haben oder  wir  zur Weitergabe  befugt  sind.  Sind  diese Voraussetzungen gegeben,  können  Empfänger  personenbezogener  Daten u.a. sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger  Strafverfolgungsbehörden)  bei  Vorliegen  einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
  • Andere Unternehmen oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses mit Ihnen personenbezogene  Daten  übermitteln  (z.B. hr  Personalmanagement, Betriebsarzt).
  • Andere Unternehmen innerhalb der ARD (z.B. zur Durchführung von Gehaltsabrechnungen, zur Erbringung von IT-Dienstleistungen, Abrechnung von Reisekosten und Spesen).

Weiterführend  können  auch  andere  Stellen  Datenempfänger  sein,  sofern  Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

6. Besteht die Absicht, die personen bezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln?

Eine  aktive  Übermittlung  von  personenbezogenen  Daten  in  ein  Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.

7. Wie lange werden meine personenbezoge nen Daten gespeichert und nach welchen Kriterien wird die Dauer bestimmt?

Die Kriterien zur Festlegung der Dauer der Speicherung bemessen sich nach Ende des Zwecks und anschließender gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Sind die Daten, die im Zusammenhang mit einem Bewerbungsverfahren oder zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht.

Es sei denn, deren – befristete und ggf. eingeschränkte - Weiterverarbeitung ist zu folgende Zwecken erforderlich:

  • Die Erfüllung arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher sowie handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Danach sind die Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationsfristen auf bis zu 10 Jahren vorgegeben.
  • Die Erhaltung  von  Beweismitteln  im  Rahmen  der  gesetzlichen  Verjährungsvorschriften: Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre, unter besonderen Umständen allerdings bis zu 30 Jahre.

Für Daten im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens gilt die gesetzlich zu beachtende Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die Bewerbungsdaten gelöscht.

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede/r  Betroffene  hat  das  Recht  auf  Auskunft  nach  Artikel  15  DSGVO,  das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht  gelten  die  Einschränkungen  nach  §§  34  und  35  BDSG.  Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie  jederzeit  mit Wirkung  für  die  Zukunft  uns  gegenüber  widerrufen.  Dies  gilt
auch  für  den  Widerruf  von  Einwilligungserklärungen,  die  vor  der  Geltung  der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

9. Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und welche möglichen Folgen hat eine Nichtbereitstellung?

Im  Rahmen des  Bewerbungsverfahrens  bzw. Ihres  Arbeitsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für das Bewerbungsverfahren bzw. die Aufnahme und Durchführung des Arbeitsverhältnisses und der Erfüllung  der  damit  verbundenen  vertraglichen  Pflichten  erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.

Frankfurt am Main, den 28. Mai 2018